副標:How Top Performers Do Less, Work Better, and Achieve More
作者:莫頓.韓森(Morten T.Hansen)
出版:天下文化,2018/05
書摘重點:
不管什麼職位,都需要高績效,但99%的人都沒能真正做到聰明工作。全新工作學解開困惑許多人的問題:為什麼能力差不多,表現卻差很多?為什麼他可以成就不凡,而你那麼努力卻始終平凡?
創高績效的7種心智,這7種有個共通點,每一種都涉及選擇。高績效人士會審慎選擇優先順序、工作項目、協作對象、團隊會議、解析觀點、顧客或點子,再決定投入哪些、避開哪些。但要聰明工作,不只是做出選擇就好,他們還會重新設計工作,以創造出最大的價值;他們也會對自己選擇的,全力投入以達成更大目標。
聰明工作=藉由審慎挑選,以及把精力投注在自己所選,使工作的價值達到最大。
這7項包含了成長型心態與明智的做事方法,也是為了強調這是可經由不斷練習,融入每日工作並成為習慣。等到你熟練到爐火純青,並不會因為習慣成自然就不再精進,而是與時俱進,對的心智比習慣重要。
個人工作
1.雙重專注:找出最重要的事,然後全力投入
*最重要的心智
*南極探險競賽-英國史考特(狗、摩托雪橇、矮種馬、滑板、人力)VS挪威亞孟森(狗)
*首先,決定要事;然後,對這些要事專注投入,力求做到最好。
*太多的資訊只會造成注意力貧乏,要做的事情愈多,每一項能分配到的時間就愈少,而投入愈少,工作成效就愈差。其次,事情一多,竟容易陷入複雜的陷阱。
*壽司之神-小野二郎
*三大原因>>策略
--工作太多>>祭出奧卡姆剃刀:
如無必要,誤增實體(700年前聖方濟各神學家)。
懂得精挑細選-指標越少愈好、目標愈少愈好、步驟愈少愈好。
法國作家聖修伯里:「所謂完美,不是沒有什麼可加的,而是沒有什麼可以再減的。」
選項多一點較好的情況:需要很多想法時、知道有恨多選擇,但還不知道該選哪一個。
--誘惑太多>>把自己綁在桅杆上:
事先計畫並做好心理準備,因為你必然會面對難以抗拒的誘惑。
事先確立規則或建立某種儀式,來幫助你進入不間斷的專注。
--老闆認為工作愈多愈好>>向上管理,對老闆說「不」
讓老闆了解你的優先考量,並給他選項與決定權。
2.懂得重新設計工作:追求價值,而非目標
*克林頓戴爾高中-翻轉學習
*有成果的重新設計都有個共同特點,亦即創造價值。
*追求目標[個人生產力=工作產出/投入時數]VS創造價值[個人的工作價值=為他人帶來的助益X品質X效率]
*你的工作價值,必須視別人能從中獲得多大益處而定。聰明人工作會著眼於價值,並朝目標邁進。
*摩洛哥丹吉爾貨櫃場-絕不空車而回提高貨車載運量、貨櫃場調度
*耶魯紐海文醫院-抽血時間(凌晨4點)VS病人滿意度
*重新設計工作,關鍵不在改變幅度,而是能創造多大的價值。小改變,也能帶來大影響。
*工作創新、創造價值的5種方式:減少沒價值的事、多做對的事、有更多讓人驚豔的表現(創造有價值的新作法)、五星評等(找出能增進品質的新方法)、更迅速更省錢(以更有效率的方式完成原來工作)
*從哪裡開始:尋找痛點、問笨問題+「如果這樣,會怎樣」
3.建立學習迴圈:不會陷入習慣成自然的機械式重複,再忙也會不斷精進技能
*要精通任何事須有兩個關鍵因素:一是重複練習的時數、二是刻意練習
*刻意練習-透過精細的評估結果、從卓越標準獲得回饋意見,然後從回饋意見中努力改善每個小瑕疵,就能成為進步最多的人。有目標、用腦分析的練習。
*只有績效指標明確,刻意練習才有幫助。套用於工作->學習迴圈,成功關鍵不在於練習多少小時,而是如何學習。
*學習迴圈的4個基本步驟:做/重做->衡量->回饋->修正<
*醫院提供膳食品質改善會議-改變的關鍵,在於提出問題的方式
*學習迴圈6大策略
(1)每天擠出15分鐘:需掌握「專一法則」(一次只發展一種技能),得問哪一種技能最能提升你的工作技能
(2)將一項技能拆解成數個微行為:每天可練習的具體小行動,而且必須取得行動回饋,檢視成果並提出改進作法。
(3)衡量與檢討微行為的成果:問追蹤哪一、兩項指標最能提升工作績效?
(4)盡快獲得回饋意見
(5)用困難來磨練能力:進行小規模實驗,以健康的心態面對失敗;願意冒險,能夠容忍短期失敗的人,日後往往能有優異的表現。
(6)超越停滯點:不要習慣成自然,經常檢討自己的表現,不斷學習,以求改善。
4.結合熱情與使命感:找到自己有熱情、有使命感的角色
*第二重要的心智
*熱情(做你所愛,這個世界能給我什麼)+使命感(做有貢獻的事,我能為世界做什麼)
*加拿大飯店禮賓員-工作就像「談了一場很棒的戀愛」
*利用三個步驟培養與擴展對工作的熱情和使命感
(1)發現新角色:SAP業務營運長,在公司內重新創業
(2)擴大熱情:樂在工作、追求成功、發揮創意、樂在與人工作、不斷成長學習、在工作中展現才能
(3)登上使命感金字塔:創造價值(不造成傷害)>>發掘個人意義>>追求強烈的社會使命感
*你怎麼看待你的工作?除了創造價值,找出其他使命。
如何與他人一起工作
5.說服需用巧毅力(能說服人,也能克服阻力):善於發揮影響力,運用策略爭取支持
*陶氏化學公司經理邰德福說服傳統經營者建立網路銷售網站:大客戶VS網路銷售
能看出反對者最擔憂的事,然後採取行動,想出更好的妥協方法,或放低身段與人合作,成功說服全力支持
*高績效人士在與人工作方面,特別能駕馭三個領域:爭取支持、團隊合作、協作
*說服高手善於利用兩大策略來贏得支持:動之以情、以巧毅力(smart grit)來克服阻力
*恆毅力(grit):一種追求長期目標的毅力和熱情
*要打動人心,最有效的方法之一,是同時激起他人的負面和正面情緒;讓人對現況失望,但同時對未來感到興奮。
*並非所有情緒,都是平等的,讓人難過或自滿(低喚起)是下策,讓人對現況憤怒、對未來興奮(高喚起),最能喚起行動。
*用行動(利用影像、圖片或示範),更能喚起行動、用使命感,最能感召人
*解危策略:了解對方怎麼想、力爭或讓步、化敵為友、結集眾人之力(號召他人來幫忙說服他人)
6.能爭辯,也能團結(嚴格去除淺薄的團隊合作):刻意剔除浪費時間的合作,參與真的能激發腦力的會議
*1961年美國失敗的古巴豬玀灣突擊計畫:甘迺迪,政策失靈
*所謂團結,是指團隊成員承諾履行決議事項,即使「不同意但仍全力以赴」,不會事後批判或暗中破壞。
*為了團隊會議有建設性爭吵,並做出好決議,成員背景最好多元化,而且要能敢於提出異見,才能激發出各種不同的觀點。
*團隊辯論的要訣:提出新資料、開會前先寫下三個問題(特別針對主要假設)、扮演反對角色、以其他人觀點為基礎,發展其他可能、願意改變自己的想法,為最好的想法而戰,即使那不是你提的
*如果你渴望得到真相,就不能問誘導式問題,而該提出開放性的問題,也就是不帶有個人意見或認知偏見的問題。
*想要每一位團隊成員都發心投入,最重要的一點就是讓每個人都有機會表達自己的意見。要有共同目標。
*團隊會議成功關鍵:全面深入探討每個想法,以審視重要假設是否有誤;有了決策,團結落實決議
7.掌握協作要領(慎選高價值的協作):精心挑選跨單位的專案或工作要求,拒絕不具生產力的協作
*穀倉效應vs協作過度
*協作不足:道奇堡醫院分科診療,醫療費用+、醫療品質-
*如果團隊成員對服務項目的經驗不足,或對客戶所屬產業了解不夠,最能受益於外部協助。但如果一個團隊經驗已相當豐富,來自外部的意見愈多,反而愈難作出聰明決策。
*協作價值=提案帶來的效益-機會成本-協作成本
*不輕易對協作要求說「好」,但一旦答應就要全力投入。
*明確的共同目標:有共同利益、內容具體、可衡量、必須在一定時間內完成
*嚴謹協作原則
(1)協作前,先問為什麼?如果理由不充足或斜作價值為負,就不要做
(2)讓所有團隊成員拋下私心,著眼於一致目標
(3)獎勵協作結果,而非協作本身
(4)協作計畫要成功,須具備足夠的時間、技能、資金,如資源不足,不如縮小計畫規模,或放棄
(5)信賴是協作成功的關鍵,如果對夥伴沒信心,就必須善用策略在最短的時間建立彼此的信任
*安捷倫開發三段四級桿分析儀-化學分析部(銷售)VS生命科學部(研發)
*協作是過程,而非目的
創高績效的7種心智,這7種有個共通點,每一種都涉及選擇。高績效人士會審慎選擇優先順序、工作項目、協作對象、團隊會議、解析觀點、顧客或點子,再決定投入哪些、避開哪些。但要聰明工作,不只是做出選擇就好,他們還會重新設計工作,以創造出最大的價值;他們也會對自己選擇的,全力投入以達成更大目標。
聰明工作=藉由審慎挑選,以及把精力投注在自己所選,使工作的價值達到最大。
這7項包含了成長型心態與明智的做事方法,也是為了強調這是可經由不斷練習,融入每日工作並成為習慣。等到你熟練到爐火純青,並不會因為習慣成自然就不再精進,而是與時俱進,對的心智比習慣重要。
個人工作
1.雙重專注:找出最重要的事,然後全力投入
*最重要的心智
*南極探險競賽-英國史考特(狗、摩托雪橇、矮種馬、滑板、人力)VS挪威亞孟森(狗)
*首先,決定要事;然後,對這些要事專注投入,力求做到最好。
*太多的資訊只會造成注意力貧乏,要做的事情愈多,每一項能分配到的時間就愈少,而投入愈少,工作成效就愈差。其次,事情一多,竟容易陷入複雜的陷阱。
*壽司之神-小野二郎
*三大原因>>策略
--工作太多>>祭出奧卡姆剃刀:
如無必要,誤增實體(700年前聖方濟各神學家)。
懂得精挑細選-指標越少愈好、目標愈少愈好、步驟愈少愈好。
法國作家聖修伯里:「所謂完美,不是沒有什麼可加的,而是沒有什麼可以再減的。」
選項多一點較好的情況:需要很多想法時、知道有恨多選擇,但還不知道該選哪一個。
--誘惑太多>>把自己綁在桅杆上:
事先計畫並做好心理準備,因為你必然會面對難以抗拒的誘惑。
事先確立規則或建立某種儀式,來幫助你進入不間斷的專注。
--老闆認為工作愈多愈好>>向上管理,對老闆說「不」
讓老闆了解你的優先考量,並給他選項與決定權。
2.懂得重新設計工作:追求價值,而非目標
*克林頓戴爾高中-翻轉學習
*有成果的重新設計都有個共同特點,亦即創造價值。
*追求目標[個人生產力=工作產出/投入時數]VS創造價值[個人的工作價值=為他人帶來的助益X品質X效率]
*你的工作價值,必須視別人能從中獲得多大益處而定。聰明人工作會著眼於價值,並朝目標邁進。
*摩洛哥丹吉爾貨櫃場-絕不空車而回提高貨車載運量、貨櫃場調度
*耶魯紐海文醫院-抽血時間(凌晨4點)VS病人滿意度
*重新設計工作,關鍵不在改變幅度,而是能創造多大的價值。小改變,也能帶來大影響。
*工作創新、創造價值的5種方式:減少沒價值的事、多做對的事、有更多讓人驚豔的表現(創造有價值的新作法)、五星評等(找出能增進品質的新方法)、更迅速更省錢(以更有效率的方式完成原來工作)
*從哪裡開始:尋找痛點、問笨問題+「如果這樣,會怎樣」
3.建立學習迴圈:不會陷入習慣成自然的機械式重複,再忙也會不斷精進技能
*要精通任何事須有兩個關鍵因素:一是重複練習的時數、二是刻意練習
*刻意練習-透過精細的評估結果、從卓越標準獲得回饋意見,然後從回饋意見中努力改善每個小瑕疵,就能成為進步最多的人。有目標、用腦分析的練習。
*只有績效指標明確,刻意練習才有幫助。套用於工作->學習迴圈,成功關鍵不在於練習多少小時,而是如何學習。
*學習迴圈的4個基本步驟:做/重做->衡量->回饋->修正<
*醫院提供膳食品質改善會議-改變的關鍵,在於提出問題的方式
*學習迴圈6大策略
(1)每天擠出15分鐘:需掌握「專一法則」(一次只發展一種技能),得問哪一種技能最能提升你的工作技能
(2)將一項技能拆解成數個微行為:每天可練習的具體小行動,而且必須取得行動回饋,檢視成果並提出改進作法。
(3)衡量與檢討微行為的成果:問追蹤哪一、兩項指標最能提升工作績效?
(4)盡快獲得回饋意見
(5)用困難來磨練能力:進行小規模實驗,以健康的心態面對失敗;願意冒險,能夠容忍短期失敗的人,日後往往能有優異的表現。
(6)超越停滯點:不要習慣成自然,經常檢討自己的表現,不斷學習,以求改善。
4.結合熱情與使命感:找到自己有熱情、有使命感的角色
*第二重要的心智
*熱情(做你所愛,這個世界能給我什麼)+使命感(做有貢獻的事,我能為世界做什麼)
*加拿大飯店禮賓員-工作就像「談了一場很棒的戀愛」
*利用三個步驟培養與擴展對工作的熱情和使命感
(1)發現新角色:SAP業務營運長,在公司內重新創業
(2)擴大熱情:樂在工作、追求成功、發揮創意、樂在與人工作、不斷成長學習、在工作中展現才能
(3)登上使命感金字塔:創造價值(不造成傷害)>>發掘個人意義>>追求強烈的社會使命感
*你怎麼看待你的工作?除了創造價值,找出其他使命。
如何與他人一起工作
5.說服需用巧毅力(能說服人,也能克服阻力):善於發揮影響力,運用策略爭取支持
*陶氏化學公司經理邰德福說服傳統經營者建立網路銷售網站:大客戶VS網路銷售
能看出反對者最擔憂的事,然後採取行動,想出更好的妥協方法,或放低身段與人合作,成功說服全力支持
*高績效人士在與人工作方面,特別能駕馭三個領域:爭取支持、團隊合作、協作
*說服高手善於利用兩大策略來贏得支持:動之以情、以巧毅力(smart grit)來克服阻力
*恆毅力(grit):一種追求長期目標的毅力和熱情
*要打動人心,最有效的方法之一,是同時激起他人的負面和正面情緒;讓人對現況失望,但同時對未來感到興奮。
*並非所有情緒,都是平等的,讓人難過或自滿(低喚起)是下策,讓人對現況憤怒、對未來興奮(高喚起),最能喚起行動。
*用行動(利用影像、圖片或示範),更能喚起行動、用使命感,最能感召人
*解危策略:了解對方怎麼想、力爭或讓步、化敵為友、結集眾人之力(號召他人來幫忙說服他人)
6.能爭辯,也能團結(嚴格去除淺薄的團隊合作):刻意剔除浪費時間的合作,參與真的能激發腦力的會議
*1961年美國失敗的古巴豬玀灣突擊計畫:甘迺迪,政策失靈
*所謂團結,是指團隊成員承諾履行決議事項,即使「不同意但仍全力以赴」,不會事後批判或暗中破壞。
*為了團隊會議有建設性爭吵,並做出好決議,成員背景最好多元化,而且要能敢於提出異見,才能激發出各種不同的觀點。
*團隊辯論的要訣:提出新資料、開會前先寫下三個問題(特別針對主要假設)、扮演反對角色、以其他人觀點為基礎,發展其他可能、願意改變自己的想法,為最好的想法而戰,即使那不是你提的
*如果你渴望得到真相,就不能問誘導式問題,而該提出開放性的問題,也就是不帶有個人意見或認知偏見的問題。
*想要每一位團隊成員都發心投入,最重要的一點就是讓每個人都有機會表達自己的意見。要有共同目標。
*團隊會議成功關鍵:全面深入探討每個想法,以審視重要假設是否有誤;有了決策,團結落實決議
7.掌握協作要領(慎選高價值的協作):精心挑選跨單位的專案或工作要求,拒絕不具生產力的協作
*穀倉效應vs協作過度
*協作不足:道奇堡醫院分科診療,醫療費用+、醫療品質-
*如果團隊成員對服務項目的經驗不足,或對客戶所屬產業了解不夠,最能受益於外部協助。但如果一個團隊經驗已相當豐富,來自外部的意見愈多,反而愈難作出聰明決策。
*協作價值=提案帶來的效益-機會成本-協作成本
*不輕易對協作要求說「好」,但一旦答應就要全力投入。
*明確的共同目標:有共同利益、內容具體、可衡量、必須在一定時間內完成
*嚴謹協作原則
(1)協作前,先問為什麼?如果理由不充足或斜作價值為負,就不要做
(2)讓所有團隊成員拋下私心,著眼於一致目標
(3)獎勵協作結果,而非協作本身
(4)協作計畫要成功,須具備足夠的時間、技能、資金,如資源不足,不如縮小計畫規模,或放棄
(5)信賴是協作成功的關鍵,如果對夥伴沒信心,就必須善用策略在最短的時間建立彼此的信任
*安捷倫開發三段四級桿分析儀-化學分析部(銷售)VS生命科學部(研發)
*協作是過程,而非目的
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